Mengapa Stok Barang Perlu Dikelola dengan Baik?
Ketika baru memulai bisnis, banyak pelaku usaha lebih fokus memikirkan produk, pemasaran, dan bagaimana mendapatkan pelanggan. Sementara itu, satu hal yang sering dianggap sederhana tetapi sebenarnya sangat penting adalah mengelola stok barang.
Stok menjadi bagian penting karena berkaitan langsung dengan modal, penjualan, pelayanan pelanggan, dan arus keuangan bisnis. Jika stok terlalu sedikit, pelanggan bisa kecewa karena produk yang dicari tidak tersedia. Sebaliknya, jika stok terlalu banyak, modal bisnis bisa tertahan dalam bentuk barang yang belum terjual.
Kondisi tersebut membuat pemilik bisnis perlu menemukan keseimbangan. Tujuannya bukan memiliki stok sebanyak mungkin, tetapi memiliki jumlah stok yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Bagi bisnis pemula, pengelolaan stok tidak harus menggunakan sistem yang rumit. Bahkan, pencatatan sederhana dan pengecekan rutin sudah dapat membantu bisnis mengurangi kesalahan.
1. Ketahui Produk Mana yang Paling Banyak Terjual
Langkah pertama dalam mengelola stok adalah mengetahui produk yang paling diminati.
Jangan hanya mengandalkan perkiraan. Catat penjualan dan lihat produk mana yang paling sering dibeli.
Misalnya, sebuah bisnis memiliki sepuluh jenis produk. Setelah beberapa minggu, ternyata hanya tiga produk yang memberikan sebagian besar penjualan.
Informasi tersebut penting.
Produk yang memiliki permintaan tinggi mungkin perlu mendapatkan perhatian lebih dalam pengadaan stok. Sementara produk yang jarang terjual perlu dievaluasi sebelum bisnis membeli stok dalam jumlah besar lagi.
Dengan memahami pola penjualan, keputusan pembelian stok menjadi lebih berdasarkan data.
2. Pisahkan Stok Berdasarkan Tingkat Pergerakannya
Tidak semua produk bergerak dengan kecepatan yang sama.
Secara sederhana, kamu dapat membaginya menjadi:
Stok cepat bergerak
Produk yang sering terjual dan perlu lebih sering diperiksa.
Stok sedang
Produk yang memiliki penjualan tetapi tidak terlalu sering.
Stok lambat bergerak
Produk yang membutuhkan waktu lebih lama untuk terjual.
Pembagian sederhana ini membantu pemilik bisnis mengetahui produk mana yang perlu diprioritaskan.
Jangan sampai modal terus digunakan untuk membeli produk yang sebenarnya masih banyak tersimpan.
3. Catat Barang Masuk dan Barang Keluar
Pencatatan merupakan dasar dari manajemen stok.
Setiap kali barang masuk, catat jumlahnya. Setiap kali ada penjualan, kurangi jumlah stok yang tersedia.
Pencatatan bisa dimulai dengan cara sederhana menggunakan spreadsheet atau aplikasi pencatatan yang mudah digunakan.
Informasi minimal yang dapat dicatat antara lain:
- Nama produk.
- Jumlah stok awal.
- Barang masuk.
- Barang terjual.
- Stok tersisa.
- Tanggal transaksi.
Dengan catatan tersebut, kamu dapat mengetahui kondisi stok tanpa harus selalu menghitung dari awal.
4. Tentukan Batas Minimum Stok
Salah satu cara menghindari kehabisan produk adalah menentukan batas minimum.
Misalnya, kamu menetapkan bahwa produk tertentu tidak boleh memiliki stok kurang dari 10 unit. Ketika jumlah stok sudah mendekati angka tersebut, kamu mulai mempertimbangkan restock.
Batas minimum tidak harus sama untuk semua produk.
Produk yang cepat terjual mungkin membutuhkan batas minimum lebih tinggi. Produk yang jarang terjual bisa memiliki batas yang lebih rendah.
Penentuan batas ini sebaiknya disesuaikan dengan pola penjualan dan kemampuan bisnis.
5. Jangan Membeli Stok Hanya karena Harga Sedang Murah
Harga grosir yang murah memang terlihat menarik.
Namun, harga murah tidak selalu berarti keputusan pembelian yang menguntungkan.
Bayangkan kamu membeli produk dalam jumlah sangat banyak karena mendapatkan harga lebih rendah. Namun, ternyata permintaan pasar rendah.
Akhirnya, modal tertahan dalam bentuk stok.
Sebelum membeli dalam jumlah besar, pertimbangkan:
- Apakah produk tersebut memiliki permintaan?
- Seberapa cepat produk biasanya terjual?
- Berapa lama produk dapat disimpan?
- Apakah ada risiko produk rusak?
- Apakah ada tren yang dapat membuat produk kehilangan peminat?
Keputusan pembelian harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis, bukan hanya harga modal.
6. Lakukan Stock Opname Secara Berkala
Stock opname adalah proses mencocokkan jumlah stok fisik dengan catatan.
Hal ini penting karena terkadang angka dalam catatan berbeda dengan jumlah barang yang sebenarnya tersedia.
Perbedaan bisa terjadi karena:
- Kesalahan pencatatan.
- Barang rusak.
- Barang tertukar.
- Produk digunakan untuk kebutuhan lain.
- Kesalahan saat pengiriman.
Untuk bisnis kecil, stock opname dapat dilakukan secara mingguan atau bulanan, tergantung jumlah barang dan aktivitas penjualan.
Semakin banyak transaksi, semakin penting pengecekan dilakukan secara rutin.
7. Perhatikan Kondisi Barang
Mengelola stok bukan hanya menghitung jumlah.
Kondisi barang juga harus diperhatikan.
Produk tertentu memiliki masa simpan atau dapat mengalami penurunan kualitas jika terlalu lama disimpan.
Gunakan prinsip sederhana: barang yang lebih dulu masuk sebaiknya diprioritaskan untuk keluar lebih dulu, terutama untuk produk yang memiliki masa simpan terbatas.
Penataan stok juga sebaiknya dilakukan dengan rapi agar produk mudah ditemukan ketika ada pesanan.
8. Hindari Menyimpan Terlalu Banyak Produk yang Tidak Terbukti Laku
Keinginan memiliki banyak pilihan produk adalah hal yang wajar.
Namun, untuk bisnis pemula, terlalu banyak variasi dapat membuat pengelolaan semakin sulit.
Lebih baik menguji produk terlebih dahulu.
Jika respons pasar bagus, stok dapat ditambah secara bertahap. Jika ternyata permintaannya rendah, bisnis tidak terlanjur memiliki terlalu banyak persediaan.
Strategi ini juga membantu menjaga modal agar tetap fleksibel.
9. Gunakan Data Penjualan untuk Menentukan Restock
Jangan menentukan restock hanya berdasarkan perasaan.
Lihat data penjualan beberapa minggu atau bulan terakhir.
Misalnya, suatu produk rata-rata terjual 20 unit per minggu. Data tersebut dapat menjadi salah satu dasar untuk memperkirakan kebutuhan stok berikutnya.
Tentu saja, kondisi pasar dapat berubah. Karena itu, angka penjualan sebelumnya bukan jaminan penjualan berikutnya.
Tetapi setidaknya, kamu memiliki dasar yang lebih kuat dibandingkan sekadar menebak.
10. Evaluasi Stok yang Tidak Bergerak
Jika ada produk yang sudah lama tidak terjual, jangan langsung menambah stoknya.
Cari tahu penyebabnya.
Mungkin:
- Harga kurang sesuai.
- Produk kurang dikenal.
- Target pasar tidak tepat.
- Promosi kurang.
- Produk kalah dengan alternatif lain.
- Tren pasar sudah berubah.
Setelah mengetahui penyebabnya, kamu bisa menentukan langkah berikutnya.
Misalnya, membuat bundling, memperbaiki konten, memberikan penawaran yang relevan, atau menghentikan pengadaan produk tersebut.
Stok yang Sehat Membantu Bisnis Lebih Efisien
Pengelolaan stok yang baik sebenarnya bukan tentang membuat gudang penuh.
Justru, tujuannya adalah menjaga agar barang tersedia ketika dibutuhkan tanpa membuat terlalu banyak modal tertahan.
Bisnis yang memiliki sistem stok sederhana akan lebih mudah mengetahui kondisi usahanya.
Bahkan jika bisnis masih kecil, kebiasaan mencatat stok sejak awal dapat membantu ketika bisnis mulai berkembang dan jumlah transaksi semakin banyak.
Belajar Mengelola Bisnis Tidak Harus Sendirian
Bagi pemula, banyak hal dalam bisnis yang perlu dipelajari. Mulai dari produk, pemasaran, pelayanan pelanggan, keuangan, hingga pengelolaan persediaan.
Kamu tidak harus langsung memahami semuanya dalam satu waktu.
Salah satu cara untuk menambah wawasan adalah bergabung dengan ekosistem bisnis seperti Gudang Peluang.
Gudang Peluang membantu masyarakat dan pelaku UMKM mengenal peluang bisnis serta mendapatkan pembelajaran yang dapat digunakan dalam proses menjalankan dan mengembangkan usaha.
Kamu bisa mendaftar di Gudang Peluang secara gratis dan mulai mengikuti berbagai aktivitas yang tersedia. Jika sudah menjadi member, jangan hanya berhenti pada proses pendaftaran. Aktiflah mengikuti kegiatan Gudang Peluang agar kesempatan belajar, mendapatkan insight, dan mengembangkan kemampuan bisnis bisa dimanfaatkan dengan maksimal.
Kesimpulan
Mengelola stok barang merupakan bagian penting dalam menjalankan bisnis, bahkan ketika usaha masih dalam skala kecil.
Mulailah dengan mencatat barang masuk dan keluar, mengetahui produk yang paling laku, menentukan batas minimum stok, melakukan pengecekan rutin, dan menghindari pembelian berlebihan.
Tidak perlu menggunakan sistem yang rumit. Yang terpenting adalah konsisten.
Dengan pengelolaan stok yang lebih teratur, bisnis dapat mengurangi risiko barang menumpuk, modal tertahan, maupun kehabisan produk ketika pelanggan membutuhkan.
Stok yang sehat bukan berarti stok yang banyak, tetapi stok yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.